logo

Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2018 i 2019 r.

650,00  netto

Termin: 11.09.2018
Warszawa

Zapisz się

Karta zgłoszeniowa

Opis

Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2018 i 2019 r.
elektroniczne akta osobowe, nowe obowiązki informacyjne pracodawcy, wzory dokumentów, zasady przetwarzania danych osobowych pracowników według RODO

Szkolenie 1-dniowe

Cele szkolenia:
Celem szkolenia jest przedstawienie od strony praktycznej zagadnień związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w tym elektronicznych akt osobowych. W szkoleniu wykorzystane zostaną najnowsze stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące problematyki prowadzenia dokumentacji kadrowej. Szkolenie odpowie m.in. na pytania czy można żądać od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności i jak długo takie zaświadczenie jest aktualne, czy umowa o pracę zawarta w formie ustnej jest ważna oraz jak prawidłowo usunąć z akt pracowniczych odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową

Korzyści dla uczestnika:
Szkolenie służy nabyciu oraz usystematyzowaniu na poziomie zaawansowanym wiedzy poprzez wskazanie praktycznych rozwiązań. Uczestnicy mają możliwość zadawania pytań w trakcie całego szkolenia, dzięki czemu otrzymują wiedzę w kwestiach budzących rozbieżności interpretacyjnych. Dzięki szkoleniu nabędą praktyczną wiedzę, zweryfikują poprawność prowadzonych akt osobowych, uzupełnią teczki akt osobowych o niezbędne dokumenty

Grupa docelowa:
– pracownicy działu kadrowo-płacowego oraz HR,
– osoby przygotowujące się do pracy w działach kadrowo- płacowych oraz HR,
– pracodawcy, w szczególności małych przedsiębiorstw,
– pracownicy biur rachunkowych, księgowych oraz prawnych prowadzący obsługę kadrową klientów,
– osoby, chcące podnieść poziom kompetencji

Omówienie ważnych zmian podczas szkolenia:
1. Wprowadzenie elektronicznych akt osobowych pracownika począwszy od 1.01.2019 r
2. Nowe zasady prowadzenia papierowych lub elektronicznych akt osobowych pracowników od 1.01.2019 r
3. Rozszerzenie uprawnień pozyskiwania przez pracodawców zaświadczeń o niekaralności w sektorze finansowym od 2018r.,
4. Zasady wprowadzenia monitoringu, zakładania GPS, sprawdzania poczty elektronicznej od 25.05.2018r.
5. Nowe zasady informacyjne związane z RODO dla kandydatów do pracy, pracowników od 25.05.2018r.
6. Nowe zasady informacyjne związane z RODO dla osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne 25.05.2018r.,
7. Wizerunek pracownika – czy należy mieć zgodę na jego przetwarzanie od 25.05.2018r.
8. Nowe zasady zawierania umów o powierzenie od 25.05.2018r.
9. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat począwszy od 1.01.2019 r
10. Obowiązki płatników wobec ZUS z tytułu skrócenia okresu przechowywania dokumentacji od 1.01.2019 r.

W trakcie szkolenia uczestnicy skompletują teczkę akt osobowych. Szkolenie uwzględnia zmiany wprowadzone:
a) do Kodeksu pracy ustawą z dnia z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, 
b) do Kodeksu pracy ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
c) do Kodeksu pracy z dniem 01.01.2017 r., rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 maja 2017 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy
d) rozporządzeniem z dnia 26 marca 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy
e) rozporządzeniem z dnia 8 grudnia 2015 r.  w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków
f) rozporządzeniem z dnia 10 listopada 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
g) nowelizacją Kodeksu pracy obowiązującą od 02.01.2016 r. (nowe wzory wniosków związanych z rodzicielstwem)
h) nowelizacją Kodeksu pracy obowiązującą od 22.02.2016 r. (nowy wzór umowy o pracę).

PROGRAM

  1. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej:
    a) jakie dokumenty w części A, B, C,
    b)numeracja i opis stron.
  2. Nowe zasady prowadzenia i archiwizowania dokumentacji pracowniczej na podstawie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją:
    a) dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych
    b) przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
    c) archiwizacja: jakie nowe dokumenty będą podlegały archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza będzie podlegała 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania będzie wynosił 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
    d) zniszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
    e) obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
    f) świadectwo pracy – szczegółowe omówienie treści na podstawie wzoru obowiązującego od 01.06.2017 r.
    g) zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
    h) tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
    i) warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
    j) odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej
    k) przepisy przejściowe – dopuszczalność zastosowania postaci elektronicznej i nowych okresów archiwizacji do dokumentacji wytworzonej w dotychczasowym stanie prawnym
  3. Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych
    a) obowiązki wobec osób przetwarzających dane innych osób w imieniu pracodawcy – wzór upoważnienia do przetwarzania danych zgodny z RODO
    b) zasady prowadzenia ewidencji osób posiadających upoważnienie zgodne z RODO
    c) możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi  – powierzenie przetwarzania danych, wzór umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych zgodny z RODO
    d) środki techniczne i organizacyjne ochrony danych osobowych pracownika według RODO
  4. Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników
    a) kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika – wzór
    b) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:
    – badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych – zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
    oryginał, kopia, nowe wzory skierowania na badania profilaktyczne – zmiany obowiązujące od 01.04.2015 r.
    c) dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności
    d) świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)
    e) postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza granicą państwa
    f) czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?
    g) testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym
    h) kopia dowodu osobistego a GIODO – jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych
  5. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia
    a) kwestionariusz osobowy pracownika
    b) umowa o pracę (szczegółowe omówienie wzoru umowy obowiązującego od 22.02.2016 r.), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy)
    c) dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia – wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, aktualizacja informacji na dzień 22.08.2016 r. w przypadku umów na czas określony)
    d) oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór
    e) pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym – wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania – wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)
    f) nowa dokumentacja związana z formą wypłaty wynagrodzenia:
    – obowiązkowa informacja pracodawcy  – do przekazania pracownikom do 21.01.2018 r. – wzór
    – wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych – wzór
    g) dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich od 02.01.2016 r. – szczegółowe omówienie
    – wniosek o urlop macierzyński – nowy termin złożenia, wzór
    – wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego  – termin, wzór
    – wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
    – wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego – termin złożenia, wzór
    – wniosek o urlop rodzicielski – nowy termin złożenia, wzór
    – wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
    – oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
    – wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
    – wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego – nowy termin, wzór wniosku po 02.01.2016 r.
    – wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór
    h) urlop wychowawczy (nowy termin złożenia wniosku)
    – wzór wniosku o udzielenie
    – wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
    – wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego
    – równoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia
    i) zasady dokumentowania nagród i kar porządkowych (odpis zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej w teczce osobowej – numeracja stron, stanowisko PIP w sprawie usuwania z akt osobowych informacji o karze porządkowej, orzecznictwo SN dotyczące „notatek na pracownika”)
    j) umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
    k) dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się – kluczowe zapisy
    l) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
    m) zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
  6. Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy
    a) dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty
    – rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
    – rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
    – rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
    – informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu – nowy termin od 01.01.2017 r.
    b) świadectwo pracy – szczegółowe omówienie nowego wzoru świadectwa obowiązującego od 01.06.217 r.
    – termin wydania świadectwa pracy
    – sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
    – treść świadectwa pracy
  • tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
  • prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
  • prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
  • prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
  • informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
  • zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
  • czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
  • informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
  • przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę w trybie art. 23(1) KP a świadectwo
  • pracy.

– sprostowanie świadectwa pracy (odmowa sprostowania w formie elektronicznej od 01.01.2017 r.
– zmiana treści świadectwa pracy:
– kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
– zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu
c) umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy
d) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
e) orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy

7. Pozostała dokumentacja:
a) nowy wzór wniosku od 02.01.2016 r. o opiekę nad dzieckiem zdrowym – na co powinien zwrócić pracownik niepełnoetatowy oraz zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy oraz pracownik pełnoetatowy z obniżoną normą czasu pracy
b) oświadczenie o nieutworzeniu ZFŚS – termin, wzór, zmiany w ZFŚŚ od 01.01.2017 r.
c) regulamin pracy, wynagrodzeń – obowiązkowe zapisy (kontrola PIP) oraz zapisy wzmacniające dyscyplinę pracy

8. Dokumentowanie czasu pracy
a) obwieszczenie o stosowanym systemie czasu pracy – wzór
b) lista obecności – wskazanie w treści godzin pracy, obowiązek prowadzenia
c) harmonogram: zasady tworzenia, ogłaszania i wprowadzania zmian
d) obowiązek tworzenia grafików
e) prawidłowe planowanie i oznaczenie w grafiku dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy
f) prawidłowe planowanie i oznaczenie w grafiku dnia wolnego za pracę w niedzielę i święto
g) praca w godzinach nadliczbowych
h) ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym
i) modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach
j) wyjścia prywatne a harmonogram czasu pracy

9. Pytania uczestników – szkolenie ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu szkolenia.

Prowadząca:
Anna Stokłosa (LL.M.)
radca prawny
wybitny specjalista prawa pracy, kadr i prawa informacji, w szczególności ochrony danych osobowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Obecnie doktorantka w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Właściciel kancelarii specjalizującej się w zagadnieniach związanych z prawem pracy. Posiada bogate doświadczenie praktyczne, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach kontrolnych oraz sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia. Wysokie noty uczestników.

 

<< powrót do kalendarza

Koszyk

Zamówienie

Bookmark the permalink.